Deine Aufgaben
Wir suchen für den Bereich Gästemanagement/Protokoll im Zeitraum von ca. März bis August 2025 nach motivierten Kolleg:innen, die uns in der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des 42. Filmfest München unterstützen.

- Du unterstützt bei der Planung der Events mit geladenen Gästen
- Du bereitest die Einladungslisten auf und pflegst die Datenbank (FileMaker)
- Du erstellst die Einladungen (print und online) in Zusammenarbeit mit Grafiker:innen
- Du wickelst die Einladungen, Zu-/Absagen und das Seating mittels unseres internen Gästemanagement-Tools ab
- Du unterstützt bei der Erstellung von VIP-Schedules
- Du planst den Empfang der Gäste in Zusammenarbeit mit unserem Event-Management-Team und den externen Dienstleistern (u. a. Security)
- Du koordinierst große Premieren und bist an der Durchführung dieser beteiligt
- Du übernimmst die Nachbereitung der Gästelisten
- Du erstellst verschiedene Reports und Dokumentationen für die konzeptionelle Fortentwicklung im Folgejahr

Du passt zu uns, wenn...
- Du Berufserfahrung in einer Kunst-/Kulturinstitution, im Bereich der öffentlichen Verwaltung, bei einem Festival oder einer Agentur in ähnlicher Position gesammelt hast
- Du ein Organisationstalent bist und stets den Überblick behältst
- Du eigenständig, engagiert und strukturiert arbeitest
- Loyalität, Teamfähigkeit und Flexibilität zu deinen Stärken zählen
- Du kommunikativ bist und über ein hohes Maß an Dienstleistungsbereitschaft verfügst
- Du über eine ausgeglichene Persönlichkeit verfügst und dem Stress vor, während und nach einer großen Veranstaltung gewachsen bist
- Du MS-Office-Produkte sicher anwendest

Warum wir?
Bei uns erwartet Dich ein vielseitiges Aufgabenfeld mit großer Eigenverantwortlichkeit. Unsere Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien und schnellen Entscheidungswegen bietet Dir optimale Voraussetzungen für Deine berufliche und persönliche Entwicklung. Arbeiten auf Augenhöhe und ein respektvolles Miteinander stehen in unseren Teams an höchster Stelle. Unser Büro befindet sich im Herzen von München in der Sonnenstraße.

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden. In der letzten Vorbereitungsphase sowie an den Veranstaltungstagen ist von Mehrarbeit auszugehen (für die Mehrarbeit gibt es einen Freizeitausgleich).

Die Internationale Münchner Filmwochen GmbH setzt sich für Diversität und Inklusion in ihren Teams ein. Unterschiedliche Perspektiven und Erfahrungen unserer Beschäftigten sind Garanten für Kreativität, Innovation und Erfolg unserer internationalen Kulturarbeit. Deshalb freuen wir uns über alle Bewerber:innen mit passenden Einstellungsvoraussetzungen, unabhängig von ihrer Herkunft oder ihrem persönlichen Hintergrund. Bewerbungen von Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf, Foto und Zeugnissen über unser Bewerbungsportal (https://filmfest-muenchen.jobs.personio.de/job/296559?language=de&display=de).